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Gestão de projetos

O que é a gestão de projetos e como dar os primeiros passos

A gestão de projetos fica em Contatos › Tarefas: organiza o trabalho da equipe em espaços › pastas › listas › tarefas › subtarefas, cada tarefa com status, responsável, datas e prioridade, ligada aos contatos a que se refere. Comece criando um espaço, uma lista e a primeira tarefa.

Atualizado em

Antes de começar

  • Você precisa de acesso a Contatos na sua conta.
  • A gestão de projetos pode ainda não estar ativa em todas as contas. Se não vir a aba Tarefas com os Espaços no painel da esquerda, fale com o suporte.
  • Pense em como a sua equipe trabalha hoje: quais times ou áreas existem, quais projetos ou clientes estão em andamento e por quais etapas passa cada trabalho.
Onde encontrar

Contatos › Tarefas › painel Espaços (à esquerda)

Passo a passo

Entender a estrutura

  1. Espaço: o contêiner maior, normalmente um time, um departamento ou uma área (ex.: "Marketing", "Entregas", "Interno"). Cada espaço tem seus próprios status de tarefa, campos personalizados e membros, e pode ser privado.
  2. Pasta: opcional, serve só para organizar listas dentro de um espaço quando são muitas (ex.: uma pasta por cliente).
  3. Lista: onde vivem as tarefas; normalmente é um projeto, um cliente ou um fluxo contínuo (ex.: "Site novo", "Onboarding Clínica Sorriso").
  4. Tarefa: a unidade de trabalho, com nome, descrição, status, responsável, datas, prioridade, campos personalizados, registros do CRM associados, subtarefas e comentários.
  5. Subtarefa: uma tarefa dentro de outra, para quebrar um trabalho grande em passos.

Dar os primeiros passos

  1. Abra Contatos e clique na aba Tarefas.
  2. No painel da esquerda, ao lado de Espaços, clique em + para criar o primeiro espaço. Dê um nome que qualquer colega reconheça e escolha uma cor.
  3. Passe o mouse sobre o espaço, abra o menu de opções e escolha Criar lista. Se você prevê muitas listas, crie antes uma pasta com Criar pasta.
  4. No mesmo menu, abra Opções de status e revise os status: eles ficam agrupados em A fazer, Fazendo e Concluído e vão virar as colunas do quadro. Acrescente os seus (ex.: "Em revisão", "Aguardando cliente").
  5. Abra a lista e clique em Adicionar tarefa. Digite um nome claro, defina responsável, data e prioridade e salve.
  6. Clique na tarefa para abrir o painel de detalhes: escreva a descrição, preencha os campos, ligue os registros do CRM em Objetos associados e, se o trabalho tiver vários passos, acrescente subtarefas.
  7. Trabalhe o quadro: arraste os cards entre colunas conforme o trabalho avança e use Agrupar por e os filtros para ver só o que interessa.
  8. Quando a estrutura estiver funcionando, abra Configurações do espaço para torná-lo privado e escolher com quem é compartilhado.

Dicas

  • Para que serve, na prática: onboarding de clientes (uma lista por cliente, uma tarefa por passo), campanhas de marketing (um quadro com criativos, textos e lançamento), trabalho interno (recrutamento, financeiro num espaço privado), entregas de serviço (subtarefas por etapa) e acompanhamento de vendas (cada compromisso do negócio vira uma tarefa com data).
  • Os status são por espaço: se um time trabalha em 3 etapas e outro em 7, use espaços separados.
  • Cada tarefa tem um endereço próprio: ao abrir, copie o endereço do navegador e mande para um colega; abre direto naquela tarefa.
  • Alterne entre Visão de quadro (colunas por status) e Visão de lista (tabela) no controle Visão da barra de ferramentas; a escolha só muda a sua tela.

Problemas comuns

  • Não vejo a aba Tarefas com espaços → A funcionalidade pode ainda não estar ativa na sua conta, ou você não tem acesso a Contatos. Confirme as permissões com um administrador ou fale com o suporte.
  • Não sei se devo criar um espaço ou uma lista → Espaço = time ou área (poucos); lista = projeto ou cliente (muitas). Uma equipe pequena vive bem com um espaço e várias listas.
  • Um colega não vê o espaço → O espaço é privado e ele não está na lista Compartilhar com. Abra Configurações do espaço e adicione.
  • Criei tarefas na pasta errada → Abra a tarefa e use a opção de mover para outra lista; a tarefa muda de lugar sem ser duplicada.

Perguntas frequentes

Isso substitui as tarefas da ficha do contato?

Não. As tarefas de contato continuam existindo na ficha de cada contato. A gestão de projetos serve para organizar o trabalho da equipe em quadros, com status e estrutura, e pode ligar cada tarefa aos contatos a que se refere.

Uma tarefa pode ter vários responsáveis?

Não, cada tarefa tem um só responsável. Para dividir trabalho entre pessoas, crie subtarefas e atribua cada uma a uma pessoa.

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