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Privacidad y RGPD

Cómo cumplir el RGPD con los datos de tus clientes en Elooo System

Tu empresa es la responsable del tratamiento de los datos de los contactos y Elooo System es el encargado que los guarda por cuenta tuya. Define la base legal, recoge solo lo necesario y atiende las solicitudes de acceso, rectificación o supresión desde Contactos.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Este artículo explica las reglas generales y qué hacer en Elooo System. No sustituye el asesoramiento jurídico: para casos concretos, consulta con un especialista en protección de datos.
  • El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos, UE 2016/679) se aplica siempre que tratas datos personales de personas en la Unión Europea.
Dónde encontrarlo

Contactos › ficha del contacto

Paso a paso

  1. Ten claro tu papel. Tu empresa es la responsable del tratamiento: decide qué datos recoge, para qué y durante cuánto tiempo. Elooo System es el encargado del tratamiento: guarda y trata los datos solo siguiendo tus instrucciones y no los usa para fines propios.
  2. Elige la base legal antes de recoger datos (por ejemplo, consentimiento, ejecución de un contrato o interés legítimo). No la cambies después sin un buen motivo.
  3. Informa a las personas. Pon el enlace a tu política de privacidad en los formularios, páginas y widgets donde recoges datos.
  4. Recoge solo lo necesario y no guardes los datos más tiempo del que necesitas.
  5. Limita quién ve los datos. Da a cada usuario solo los permisos necesarios y, si tiene sentido, activa Solo datos asignados en Configuración › Mi personal.
  6. Atiende las solicitudes de los interesados. Cuando un cliente pida acceso, rectificación o supresión de sus datos:
    • Búscalo en Contactos y abre su ficha.
    • Para el acceso, consulta sus datos y su historial y envíale la información.
    • Para la rectificación, edita los campos y guarda.
    • Para la supresión, elimina el contacto y confirma.
  7. Si necesitas el acuerdo de encargo del tratamiento (DPA) o la lista de subencargados, pídeselos al soporte de Elooo System.

Consejos

  • Registra cómo y cuándo dio su consentimiento cada contacto (por ejemplo, con una etiqueta o un campo personalizado).
  • Activa la verificación en dos pasos en todos los usuarios: protege los datos de tus clientes.
  • Revisa con regularidad quién tiene acceso a la cuenta y elimina a los usuarios que ya no lo necesiten.

Problemas comunes

  • Un cliente pidió que lo borrara y sigue recibiendo mensajes → Comprueba que eliminaste el contacto correcto y que no hay otro registro con el mismo correo o teléfono. Sácalo también de campañas y workflows activos.
  • No sé si puedo importar una lista de contactos antigua → Importa solo contactos para los que tengas una base legal válida. Si tienes dudas, consulta con un especialista.
  • Un compañero ve datos que no debería → Reduce sus permisos en Configuración › Mi personal o activa Solo datos asignados.

Preguntas frecuentes

¿Los datos pueden transferirse fuera del Espacio Económico Europeo?

Sí; en ese caso, el acuerdo de encargo del tratamiento usa Cláusulas Contractuales Tipo para que la transferencia sea legal.

¿Elooo System me avisa si recibe una solicitud de un interesado?

Sí. Si un interesado hace una solicitud directamente, se informa a tu empresa para que se atienda según tus instrucciones.

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