Como atribuir responsável, prioridade e prazo a uma tarefa
Ao criar a tarefa, use Adicionar responsável, Prioridade e Selecionar data no compositor. Numa tarefa existente, abra o cartão, clique em Responsável (uma pessoa com acesso ao espaço), Prioridade (Baixa, Normal, Alta, Urgente) e Datas (uma data ou um intervalo) e guarde. Para várias pessoas, use subtarefas.
Atualizado em
Antes de começar
- A tarefa já existe, ou vai criá-la agora (ver "Como criar uma tarefa e subtarefas num projeto").
- A pessoa a quem vai atribuir tem de ter acesso ao espaço: se o espaço é privado, ela tem de estar em Partilhar com nas definições do espaço.
- As datas são mostradas no fuso horário da sua conta; confirme-o se a equipa trabalha em regiões diferentes.
Onde encontrar
Contatos › Tarefas › (lista) › (abrir a tarefa) › Responsável · Prioridade · Datas
Passo a passo
Definir o responsável
- Ao criar a tarefa, clique em Adicionar responsável no compositor e escolha a pessoa. É o melhor momento: uma tarefa sem dono não tem ninguém a olhar por ela.
- Numa tarefa já criada, clique no cartão para abrir o painel de detalhe.
- Clique em Responsável e escolha uma pessoa da lista (só aparecem as que têm acesso ao espaço).
- Clique em Guardar. A pessoa recebe uma notificação de que a tarefa lhe foi atribuída.
- Para deixar a tarefa sem dono, abra o seletor e escolha a opção de limpar o responsável; faça-o só temporariamente.
Dividir o trabalho por várias pessoas
- Cada tarefa tem um só responsável. Para envolver várias pessoas, mantenha a tarefa principal como o resultado global (ex.: "Lançar newsletter de setembro").
- Abra a tarefa e, em Subtarefas, crie uma subtarefa por parte do trabalho (ex.: "Escrever texto", "Desenhar cabeçalho", "Agendar envio").
- Atribua cada subtarefa à pessoa que a faz. Na tarefa principal fica claro quem faz o quê.
Definir a prioridade
- Ao criar, use o controlo Prioridade do compositor; numa tarefa existente, abra-a e clique em Prioridade.
- Escolha um nível:
- Urgente: precisa de atenção já, à frente do resto.
- Alta: importante, para pegar em breve.
- Normal: trabalho corrente, pela ordem habitual.
- Baixa: pode esperar ou é para fazer quando houver espaço.
- Pode também deixar sem prioridade, o que é adequado para trabalho de rotina.
- Guarde.
Definir o prazo
- Ao criar, use Selecionar data; numa tarefa existente, abra-a e clique em Datas.
- Escolha uma data (trabalho que acontece ou vence num dia) ou um intervalo com início e fim (trabalho que ocupa um período, ex.: duas semanas de desenvolvimento).
- Confira o fuso horário indicado ao lado das datas.
- Guarde. O cartão passa a mostrar a data ou o intervalo.
Dicas
- Use a prioridade com parcimónia: se quase tudo é Urgente, o campo deixa de dizer alguma coisa.
- Na vista de lista, as datas vencidas aparecem a vermelho; filtre por Data de vencimento para ver o que está atrasado.
- Em Agrupar por › Responsável, o quadro mostra quem tem o quê, útil para detetar alguém sobrecarregado.
- Se precisar de outra dimensão de urgência (ex.: impacto no cliente), crie um campo personalizado no espaço em vez de reinventar os níveis.
Problemas comuns
- O colega não aparece na lista de responsáveis → Ele não tem acesso ao espaço. Abra o menu do espaço › Definições › Partilhar com e adicione-o; se ainda não é utilizador da conta, convide-o primeiro.
- Quero atribuir a duas pessoas → Não é possível na tarefa; crie subtarefas, uma por pessoa.
- A data aparece com um dia de diferença → O fuso horário mostrado é o da conta. Confirme o fuso da conta nas definições do perfil da empresa.
- Retirei o acesso a uma pessoa e as tarefas dela continuam atribuídas → A atribuição mantém-se, mas a pessoa deixa de ver ou editar as tarefas. Reatribua o que ainda está por fazer antes de retirar o acesso.
Perguntas frequentes
Posso criar os meus próprios níveis de prioridade?
Não. Os quatro níveis são fixos. Para outra escala, use um campo personalizado.
Posso ter data de início e data de fim na mesma tarefa?
Sim. O controlo Datas aceita um intervalo.
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