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Ajustes del calendario

Cómo configurar confirmaciones y recordatorios de citas

En Configuración › Calendarios, edita el calendario y abre Notificaciones. Elige el tipo (confirmación, recordatorio, reprogramación, cancelación, seguimiento), activa el canal (correo, SMS, WhatsApp o en la app), define quién lo recibe y la antelación de los recordatorios.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Necesitas permiso para editar el calendario.
  • Para SMS, el sistema de teléfono de Elooo System tiene que estar activo con un número.
  • Para WhatsApp, tu WhatsApp tiene que estar conectado en Configuración › WhatsApp y necesitas una plantilla de mensaje aprobada.
  • Para el correo, si quieres usar una plantilla propia, créala antes en Marketing › Correos › Plantillas (con el asunto relleno).
Dónde encontrarlo

Configuración › Calendarios › Editar › Notificaciones

Paso a paso

  1. En el menú lateral, abre Configuración y haz clic en Calendarios.
  2. Busca el calendario, haz clic en Editar y abre la pestaña Notificaciones.
  3. Elige el tipo de notificación que quieres configurar:
    • Cita reservada (sin confirmar): se envía en cuanto entra la cita con estado sin confirmar.
    • Cita reservada (confirmada): se envía cuando la cita entra confirmada o pasa a confirmada.
    • Cancelación: cuando la cita se cancela, se marca como no presentado o como no válida.
    • Reprogramación: cuando cambia la fecha o la hora.
    • Recordatorio: antes de la cita.
    • Seguimiento: después de la cita.
  4. Abre la pestaña del canal (Correo, SMS, WhatsApp o En la app) y activa el interruptor.
  5. Elige quién lo recibe: el contacto, los invitados, el usuario asignado o correos/números adicionales. Puedes desactivar la notificación solo para algunos destinatarios.
  6. Escribe o elige el contenido:
    • Correo: elige una plantilla o escribe el asunto y el texto.
    • SMS: elige o edita una plantilla de SMS.
    • WhatsApp: elige una plantilla aprobada.
  7. En los recordatorios, indica con cuánta antelación se envían (por ejemplo, 24 horas antes). En los seguimientos, cuánto tiempo después. Puedes añadir varias horas de envío.
  8. Usa el botón de envío de prueba para ver cómo queda el mensaje.
  9. Haz clic en Guardar. Repite con cada tipo de notificación y cada canal que quieras usar.

Consejos

  • Para personalizar los mensajes, haz clic en el icono { } del editor e inserta campos como el nombre del contacto, la fecha o la ubicación de la cita.
  • Si usas Zoom o Google Meet, incluye el campo de ubicación de la cita en el mensaje: ahí aparece el enlace de la videollamada.
  • Las plantillas por defecto salen en el idioma de la cuenta. En calendarios antiguos, usa Restablecer valores predeterminados en la plantilla para cargar la versión traducida.
  • Para que te avisen cuando falte el enlace o la ubicación de una cita, activa esa opción en las notificaciones de tu usuario en Configuración › Mi personal.

Problemas comunes

  • El cliente no ha recibido el recordatorio → Comprueba que el interruptor del canal está activado, que el contacto está seleccionado como destinatario y que la cita se reservó después de configurar el recordatorio. Revisa también que el contacto tenga bien el correo o el móvil.
  • El correo de confirmación no llega → La plantilla de correo tiene que tener asunto. Abre la plantilla y rellena el asunto.
  • Los enlaces de reprogramar o cancelar salen en blanco → Esos campos solo funcionan en mensajes vinculados a una cita. Si el mensaje sale de un workflow, usa un disparador de cita (por ejemplo, cliente reservó cita o estado de la cita) y prueba con una cita real.
  • No puedo elegir una plantilla de WhatsApp → Solo aparecen plantillas aprobadas. Crea la plantilla y espera a que la aprueben antes de elegirla.
  • Los invitados reciben la confirmación dos veces → Si has activado el envío del formulario personalizado a los invitados, desactiva la confirmación aparte para invitados.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar más de un recordatorio?

Sí. En el recordatorio puedes añadir varias horas de envío (por ejemplo, 24 horas y 2 horas antes).

¿Se puede avisar también al equipo?

Sí. Selecciona al usuario asignado como destinatario o activa la notificación En la app y elige los usuarios.

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