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Gestión de proyectos

Cómo crear un espacio, listas y los estados de un proyecto

En Contactos › Tareas, haz clic en el + junto a Espacios, ponle nombre y color y haz clic en Crear. En el menú del espacio, usa Crear lista (o Crear carpeta y luego la lista) para cada proyecto o cliente. En Opciones de estado, añade los estados en Por hacer, En curso y Hecho: son las columnas del tablero.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Necesitas acceso a Contactos › Tareas con los Espacios en el panel izquierdo.
  • Decide la estructura antes de crear tareas: espacio = equipo o área; carpeta (opcional) = agrupador de listas; lista = proyecto, cliente o flujo continuo.
  • Los estados se definen por espacio y los comparten todas sus listas. Si dos flujos necesitan etapas distintas, planifica dos espacios.
Dónde encontrarlo

Contactos › Tareas › Espacios › + / menú del espacio › Crear lista · Opciones de estado

Paso a paso

Crear el espacio

  1. Abre Contactos y haz clic en la pestaña Tareas.
  2. En el panel izquierdo, haz clic en el + junto al título Espacios.
  3. Escribe el nombre del espacio (hasta 100 caracteres; ej.: "Marketing", "Entrega a clientes").
  4. Elige un color: aparece como un punto junto al nombre y ayuda a distinguir los espacios en el árbol.
  5. Haz clic en Crear. El espacio aparece en el árbol.

Crear una carpeta (opcional)

  1. Pasa el ratón sobre el espacio y haz clic en su menú de opciones (o en el + junto al nombre).
  2. Elige Crear carpeta, ponle un nombre (ej.: el nombre de un cliente) y guarda.
  3. La carpeta aparece dentro del espacio, con una flecha para expandirla. Una carpeta solo guarda listas: no tiene tareas directas ni carpetas dentro.

Crear la lista

  1. Para que la lista quede directamente en el espacio, abre el menú del espacio; para que quede dentro de una carpeta, abre el menú de esa carpeta.
  2. Elige Crear lista.
  3. Ponle un nombre que identifique el proyecto, el cliente o el flujo (ej.: "Web nueva", "Onboarding Clínica Sonrisa") y guarda.
  4. Haz clic en la lista: sus tareas aparecen en el área principal, listas para crear.

Definir los estados (etapas)

  1. Abre el menú del espacio y elige Opciones de estado.
  2. Verás los tres grupos fijos: Por hacer (sin empezar), En curso (en marcha) y Hecho (terminado). No se pueden renombrar ni eliminar los grupos.
  3. Dentro de cada grupo, haz clic en Añadir estado y escribe el nombre con las palabras que usa tu equipo (ej.: "Backlog" y "Listo" en Por hacer; "En progreso" y "En revisión" en En curso; "Terminado" en Hecho).
  4. Si quieres, dale un color a cada estado y arrástralos para reordenarlos: el orden define el orden de las columnas del tablero.
  5. Haz clic en Guardar. Cada estado pasa a ser una columna en la vista de tablero de todas las listas del espacio.

Renombrar o eliminar

  1. Abre el menú de opciones del espacio, carpeta o lista.
  2. Renombrar cambia el nombre ahí mismo; Eliminar quita el elemento.
  3. Cuidado al eliminar un espacio: se lleva las carpetas, listas y todas las tareas, además de sus estados y campos personalizados.

Consejos

  • Menos estados es mejor: un tablero con doce columnas se lee mal. Cada estado debe corresponder a una etapa real en la que a la tarea le pasa algo distinto.
  • Pon la etapa en el grupo correcto: una revisión que aún necesita que alguien actúe es En curso, no Hecho.
  • Revisa los estados antes de que el equipo empiece a crear tareas; reorganizar un tablero lleno da mucho más trabajo.
  • Ejemplo pequeño: un espacio "Operaciones" con las listas "Onboarding", "Reclamaciones" y "Administración", sin carpetas. Ejemplo grande: un espacio por departamento y, en "Entregas", una carpeta por cliente con una lista por servicio.

Problemas comunes

  • Dos listas del mismo espacio necesitan etapas distintas → No es posible: los estados son del espacio. Crea un segundo espacio para el flujo distinto.
  • No puedo eliminar un estado → Los estados se pueden renombrar y reordenar, pero no eliminar. Renómbralo o mueve las tareas a otro estado.
  • Aparece una columna vacía en el tablero → El estado existe en el espacio pero no hay ninguna tarea en él. Es normal y permite arrastrar trabajo ahí.
  • Añadí un estado y las tareas no cambiaron → Añadir un estado no mueve tareas; se quedan donde estaban hasta que alguien las cambie.
  • No puedo crear una carpeta dentro de otra carpeta → Solo hay un nivel: espacio › carpeta › lista.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que usar carpetas?

No. Una lista puede estar directamente en el espacio; muchos equipos nunca necesitan carpetas.

¿Cuántos estados puedo tener por grupo?

No hay límite. Pero cada estado es una columna, así que mantén la lista corta.

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