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Gestión de proyectos

Cómo crear una tarea y subtareas en un proyecto

En Contactos › Tareas, abre la lista, haz clic en Añadir tarea (o en + Añadir tarea al pie de una columna), escribe el nombre, define responsable, fecha y prioridad y guarda. Abre la tarea para la descripción, campos, registros del CRM y comentarios; en Subtareas, haz clic en Añadir tarea por cada paso.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Ya existe un espacio con al menos una lista (ver "Cómo crear un espacio, listas y los estados de un proyecto").
  • Ten claro quién es el responsable, para cuándo es y en qué etapa empieza.
  • Para vincular la tarea con un cliente, el contacto (o la oportunidad) ya tiene que existir en el CRM.
Dónde encontrarlo

Contactos › Tareas › (lista) › Añadir tarea

Paso a paso

Crear la tarea rápidamente

  1. En el panel izquierdo, haz clic en la lista donde debe estar la tarea.
  2. Haz clic en Añadir tarea en la barra de herramientas; o, en la vista de tablero, en + Añadir tarea al pie de la columna del estado en el que debe empezar (queda directamente en ese estado).
  3. Escribe un nombre que diga qué tiene que pasar: "Enviar propuesta a Clínica Sonrisa" es mejor que "Propuesta".
  4. En el propio compositor, usa Añadir responsable, Seleccionar fecha y Prioridad. Define ya el responsable: una tarea sin dueño se pierde.
  5. Haz clic en Guardar. La tarea aparece como tarjeta en la columna.

Completar el detalle

  1. Haz clic en la tarjeta para abrir el panel de la tarea (a la derecha o como ventana; tu preferencia se guarda). Arriba ves dónde vive la tarea: Espacio / Lista.
  2. Confirma el Estado.
  3. Escribe la Descripción con el editor de texto (listas, negrita, imágenes). Un buen hábito: decir qué significa "hecho".
  4. Abre Todos los campos y rellena los campos personalizados del espacio; los vacíos muestran un guion.
  5. En Objetos asociados, vincula los registros del CRM a los que se refiere el trabajo (el contacto del cliente, la oportunidad).
  6. Haz clic en Guardar (o Cancelar para descartar).

Añadir subtareas

  1. Abre la tarea principal.
  2. Baja hasta la sección Subtareas (el título muestra cuántas hay ya).
  3. Haz clic en Añadir tarea, escribe el nombre del paso y guarda.
  4. Repite para cada paso. Como cada tarea tiene un solo responsable, las subtareas son la forma de repartir un trabajo entre varias personas: asigna cada subtarea a quien la hace.
  5. La tarjeta de la tarea principal pasa a mostrar el número de subtareas.

Comentar y compartir

  1. Al pie del panel, escribe en Escribe un comentario… para mantener la conversación junto al trabajo. Los comentarios admiten menciones, respuestas, imágenes y edición.
  2. Para enviar la tarea a un compañero, copia la dirección del navegador con la tarea abierta: quien tenga acceso al espacio la abre directamente.

Mover la tarea a otra lista

  1. Abre la tarea y elige la opción de mover.
  2. Elige la lista de destino (puede estar en otro espacio).
  3. Si el espacio de destino tiene estados distintos, confirma en qué estado queda la tarea al llegar. Revísalo en lugar de aceptar el valor por defecto.
  4. Confirma. La tarea deja de aparecer en la lista de origen: es un cambio de sitio, no una copia.

Consejos

  • Prefiere nombres que describan un resultado ("Web aprobada por el cliente") a nombres que describan un tema ("Web").
  • Para una tarea que dos equipos necesitan ver, usa Añadir a otra lista en lugar de duplicarla: sigue siendo una sola tarea, visible en varias listas, y cualquier cambio aparece en todas.
  • Una tarea añadida a otra lista mantiene los estados de su lista de origen; quien trabaja en la lista secundaria solo puede moverla entre esos estados.

Problemas comunes

  • No encuentro a un compañero en el campo Responsable → Solo aparecen las personas con acceso al espacio. Abre Ajustes del espacio y añádelo en Compartir con.
  • Creé la tarea en la columna equivocada → Arrastra la tarjeta a la columna correcta, o abre la tarea y cambia el Estado.
  • Quiero dos responsables en la misma tarea → No es posible. Crea una subtarea por persona y deja la tarea principal como resultado global.
  • Al guardar una tarea de otra lista da error en el estado → La tarea pertenece a otra lista y solo acepta los estados de esa lista. Elige un estado de la lista de origen o mueve la tarea definitivamente.
  • Moví la tarea y apareció en una columna inesperada → El estado se reasignó al cambiar de espacio. Abre la tarea y corrige el Estado.

Preguntas frecuentes

¿Una subtarea puede tener subtareas?

Usa las subtareas como pasos de una tarea. Si un paso es tan grande que necesita pasos propios, conviértelo en una tarea.

¿Puedo vincular la tarea con más de un contacto?

Sí. En Objetos asociados puedes vincular varios registros del CRM; el título muestra cuántos hay vinculados.

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