Como personalizar os e-mails do documento e avisar a equipa quando é assinado

Passo a passo

Criar o modelo de e-mail

1. Abra Marketing › E-mails › Modelos e clique em Criar modelo.
2. Escreva o assunto e o texto. Insira variáveis para o e-mail se preencher sozinho:
   • do contacto: nome, e-mail (ex.: {{contact.first_name}});
   • do documento: link, total e data de vencimento (ex.: {{proposal.url}}, {{proposal.total}}, {{proposal.due_date}}).
3. Guarde como modelo. Passa a aparecer na lista de modelos das notificações de documentos.

Configurar os e-mails que o cliente recebe

1. Abra Pagamentos › Documentos e contratos e clique em Configurações (canto superior direito).
2. Escolha Notificações do cliente.
3. Em Remetente, ligue o interruptor e preencha o Nome e o E-mail de envio que o cliente vai ver. Desligado, sai o remetente do sistema.
4. Em CC, ligue a opção e escreva os e-mails que devem receber o mesmo e-mail que o cliente (o documento e, no fim, a cópia assinada).
5. Em Documento recebido, escolha o modelo e edite o assunto; use Pré-visualizar para confirmar.
6. Repita em Documento assinado e em Aviso de expiração.
7. Guarde.

Escolher o e-mail no momento do envio

1. Abra o documento e clique em Enviar.
2. Na lista Modelo de e-mail, escolha o modelo para este envio.
3. Clique no ícone de editar para ajustar o assunto ou o texto só desta vez.
4. Reveja e envie.

Avisar a equipa

1. Por defeito, quem envia o documento recebe os avisos internos. Em Configurações › Notificações da equipa pode mudar o nome e e-mail do remetente desses avisos.
2. Para avisar outras pessoas, abra Automação › Workflows e crie um workflow com o gatilho Documentos e contratos, escolhendo o evento (enviado, visto, assinado, concluído).
3. Adicione a ação Notificação interna e escolha os utilizadores, funções, equipas ou e-mails.
4. Se quiser, junte condições (nome do modelo, valor) e outras ações (etiqueta, mover oportunidade).
5. Guarde e publique.