Documentos e contratos
Propostas e contratos com assinatura eletrónica.
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- Como cobrar o cliente logo ao assinar o contrato (fatura automática)No documento em Pagamentos › Documentos e contratos, adicione uma lista de produtos e, no painel Pagamentos, ative Pagamento direto, Enviar fatura e, se for recorrente, Pagamento automático. Ao assinar, o cliente principal é levado para a fatura e paga na hora.
- Como criar um modelo de proposta ou contrato para reutilizarEm Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos, clique em Novo › Criar novo modelo, monte o documento com texto, imagens, lista de produtos, variáveis e campos de assinatura e guarde. Depois, cada proposta nova nasce do modelo em segundos, à mão ou por workflow.
- Como criar uma proposta ou contrato com assinatura eletrónicaEm Pagamentos › Documentos e contratos, clique em Novo e comece um documento em branco, carregue um PDF ou use um modelo. Adicione o conteúdo, os produtos e um campo de Assinatura atribuído ao cliente, e depois envie.
- Como deixar o cliente escolher itens opcionais e quantidades na propostaNo documento em Pagamentos › Documentos e contratos, adicione uma lista de produtos, clique num produto e, em Propriedades, ative Item opcional (o cliente marca ou desmarca) ou Editar quantidade (com mínimo e máximo). O total atualiza-se só com o que o cliente selecionar.
- Como enviar um contrato automaticamente por workflow com os dados da oportunidadePonha no modelo as variáveis da oportunidade (Contacto › Campos personalizados › Detalhes da oportunidade) e, em Automação › Workflows, crie um workflow com gatilho de etapa do pipeline ou estado da oportunidade e a ação Enviar documentos e contratos com esse modelo. O contrato sai preenchido e sozinho.
- Como enviar um contrato para assinar e acompanhar o estadoAbra o documento em Pagamentos › Documentos e contratos, clique em Enviar e escolha e-mail ou link. Depois, no painel, os separadores Rascunho, À espera de outros e Concluídos mostram o estado, e Ver histórico mostra quem abriu e assinou.
- Como enviar um documento ou contrato por SMSAbra o documento em Pagamentos › Documentos e contratos, clique em Enviar e escolha SMS ou E-mail + SMS, selecionando um snippet de SMS como mensagem. Para toda a conta, defina o canal por defeito em Configurações › Notificações do cliente. O contacto continua a precisar de e-mail.
- Como personalizar os e-mails do documento e avisar a equipa quando é assinadoEm Pagamentos › Documentos e contratos › Configurações › Notificações do cliente, defina o remetente, os CC e o modelo de e-mail de documento recebido, assinado e a expirar. Para avisar mais pessoas da equipa, crie um workflow com o gatilho Documentos e contratos e a ação Notificação interna.
- Como preparar um contrato para vários signatários com funções (comprador, fiador, testemunha)No modelo em Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos, clique num campo de assinatura, escolha Adicionar função, dê-lhe um nome (Comprador, Testemunha…) e defina nome, e-mail e telefone fixos ou por campo do contacto. Até 6 funções por modelo; o workflow preenche e encaminha cada signatário.
- Como recusar ou anular um documento e registar o motivoO cliente abre o documento, clica no menu do canto superior direito › Recusar documento, escolhe os motivos e envia; a sua equipa pode recusar um documento já enviado a partir de Pagamentos › Documentos e contratos. O documento passa a Recusado, vai para Arquivados e o motivo fica em Ver histórico.