Cómo crear un calendario de equipo (round robin)
En Configuración › Calendarios, haz clic en Crear calendario, elige Round robin, añade a los miembros del equipo y decide si la cita va para quien esté disponible o si el cliente elige a la persona. Un solo enlace reparte las citas entre el equipo.
Actualizado el
Antes de empezar
- Necesitas permiso para crear calendarios.
- Todos los empleados que van a atender tienen que estar dados de alta como usuarios en Configuración › Mi personal.
- Cada empleado debe conectar su propio Google Calendar u Outlook si quiere ver ahí las citas y evitar reservas encima de otros compromisos.
Dónde encontrarlo
Configuración › Calendarios › Crear calendario › Round robin
Paso a paso
- En el menú lateral, abre Configuración y haz clic en Calendarios.
- Haz clic en Crear calendario y elige Round robin.
- Escribe el nombre del calendario (por ejemplo, "Limpieza dental") y, si quieres, una descripción.
- En la sección de miembros del equipo, añade a todos los empleados que pueden recibir estas citas.
- Elige cómo se asignan las citas:
- asignar automáticamente a uno de los miembros disponibles; o
- dejar que el cliente elija al miembro del equipo en la página de reservas.
- Elige la ubicación de la reunión (dirección, teléfono, Zoom, Google Meet o texto personalizado).
- Define la duración de las citas.
- En la pestaña Disponibilidad, haz clic en el nombre de cada empleado y define los días y horas en que atiende.
- Haz clic en Guardar.
- Haz una reserva de prueba desde el enlace del calendario y comprueba a qué empleado se ha asignado.
Alternativa: juntar varios calendarios en un grupo
Usa un grupo cuando cada empleado ya tiene su propio calendario y quieres mostrarlos todos en un solo enlace.
- Crea primero los calendarios individuales (el grupo no los crea por sí solo).
- En Configuración › Calendarios, haz clic en Crear grupo.
- Escribe el nombre del grupo y, si quieres, una descripción.
- Elige la plantilla de vista (Clásica o Neo) y define la dirección del grupo (la parte final del enlace).
- Haz clic en Crear.
- En la ventana que se abre, haz clic en Elegir calendarios, selecciona los calendarios y haz clic en Confirmar. También puedes elegir Lo haré más tarde.
Consejos
- Para que las citas lleguen al Google Calendar u Outlook de cada persona, cada empleado necesita tener configurado su calendario principal en el perfil.
- Los márgenes (buffers) que un empleado tiene en otros calendarios cuentan para su disponibilidad aquí. Si el reparto está desequilibrado, compara los márgenes de cada persona.
- Los calendarios de clase y colectivos no se pueden meter en un grupo.
Problemas comunes
- Nadie del equipo aparece con horarios → Comprueba que hay miembros añadidos al calendario y que cada uno tiene días y horas definidos en la pestaña Disponibilidad.
- Un empleado nunca recibe citas → Revisa su horario, sus márgenes y si tiene compromisos en Google u Outlook marcados como ocupado en ese período.
- Al crear el grupo no aparece ningún calendario para elegir → Todavía no existen calendarios individuales. Créalos primero y luego añádelos al grupo.
- El cliente no puede elegir al empleado → Edita el calendario y activa la opción que permite al cliente elegir al miembro del equipo.
Preguntas frecuentes
Si borro un calendario que está en un grupo, ¿desaparece el grupo?
No. El grupo sigue existiendo, pero ese calendario deja de aparecer como opción.
¿Cada empleado tiene que conectar su Google?
Sí. Las conexiones con calendarios externos se hacen por usuario.
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