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Documentos y contratos

Cómo crear una plantilla de propuesta o contrato para reutilizarla

En Pagos › Documentos y contratos › Plantillas, haz clic en Nuevo › Crear nueva plantilla, monta el documento con texto, imágenes, lista de productos, variables y campos de firma y guárdalo. Después, cada propuesta nueva sale de la plantilla en segundos, a mano o por workflow.

Actualizado el

Antes de empezar

  • Necesitas acceso a Pagos en tu cuenta.
  • Ten preparado el texto del contrato o la propuesta (cláusulas, descripción del servicio) y el logotipo en imagen.
  • Si quieres mostrar precios, crea antes los productos en Pagos › Productos.
Dónde encontrarlo

Pagos › Documentos y contratos › Plantillas › Nuevo › Crear nueva plantilla

Paso a paso

Crear la plantilla

  1. En el menú lateral, abre Pagos y haz clic en Documentos y contratos.
  2. Abre la pestaña Plantillas (comprueba que estás en Plantillas y no en "Todos los documentos": solo las plantillas se pueden reutilizar y enviar por workflow).
  3. Haz clic en Nuevo › Crear nueva plantilla y ponle un nombre claro, por ejemplo "Propuesta de servicio".
  4. Con Añadir elemento, monta el documento:
    • Imagen para el logotipo o una cabecera;
    • Texto para las condiciones, la descripción del servicio y las cláusulas;
    • Lista de productos para los artículos y precios de tu catálogo (puedes mostrar u ocultar la imagen de cada producto con Mostrar imagen en la lista);
    • Variables (nombre del cliente, email, fecha…) para que los datos cambien solos en cada envío;
    • Firma para que firme el cliente, más Fecha, Iniciales o Campo de texto si lo necesitas.
  5. Haz clic en cada campo de firma y, en Propiedades › Firmado por, elige quién firma: el contacto, una persona concreta del equipo o Remitente (quien envíe el documento).
  6. Haz clic en Guardar.

Usar la plantilla

  1. Para una propuesta suelta: en Documentos y contratos, haz clic en Nuevo › Importar de la biblioteca de plantillas, elige la plantilla, añade el destinatario y envíala.
  2. Para el envío automático: en un workflow, usa la acción Enviar documentos y contratos y elige la plantilla (mira el artículo sobre enviar documentos por workflow).

Convertir un documento existente en plantilla

  1. En Todos los documentos y contratos, abre el menú de tres puntos (⋮) del documento.
  2. Elige Convertir en plantilla y ponle un nombre.

Consejos

  • Elige Remitente en los campos de tu equipo: así la misma plantilla sirve para cualquier comercial sin tener que editarla.
  • Guarda los bloques que repites (tabla de precios, cláusulas) con Añadir a la biblioteca de contenido y arrástralos a plantillas nuevas desde Biblioteca de contenido › Personalizado.
  • Puedes editar una plantilla cuando quieras desde la pestaña Plantillas.

Problemas comunes

  • La plantilla no aparece en la acción del workflow → Creaste un documento y no una plantilla, o no pulsaste Guardar. Compruébalo en la pestaña Plantillas y guarda de nuevo.
  • He cambiado la plantilla y los documentos antiguos no cambian → Es el comportamiento normal: los cambios solo afectan a los documentos creados a partir de ese momento. Los ya enviados o en borrador se quedan como estaban.
  • El cliente no ve dónde firmar → Falta asignar el campo de firma. Haz clic en el campo y elige el destinatario en Firmado por.
  • Las variables salen como código en el documento enviado → Inserta las variables desde el menú de variables del editor, no las escribas a mano, y guarda la plantilla.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener varias plantillas?

Sí. Crea una por tipo de documento (propuesta, contrato de prestación de servicios, presupuesto) y organízalas en la pestaña Plantillas.

¿Puedo cobrar desde una plantilla?

Sí. Con una lista de productos en la plantilla, puedes activar el pago al firmar en la configuración de pagos del documento.

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