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Documentos e contratos

Como enviar um contrato automaticamente por workflow com os dados da oportunidade

Ponha no modelo as variáveis da oportunidade (Contacto › Campos personalizados › Detalhes da oportunidade) e, em Automação › Workflows, crie um workflow com gatilho de etapa do pipeline ou estado da oportunidade e a ação Enviar documentos e contratos com esse modelo. O contrato sai preenchido e sozinho.

Atualizado em

Antes de começar

  • Tenha um modelo guardado em Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos (não serve um documento avulso).
  • Os dados do negócio que quer no contrato (valor, tipo de serviço, data de fecho…) têm de existir como campos personalizados de oportunidade em Configurações › Campos personalizados e estar preenchidos na oportunidade.
  • O contacto da oportunidade precisa de e-mail válido, mesmo que o envio seja por SMS.
Onde encontrar

Automação › Workflows › Criar workflow › ação Enviar documentos e contratos

Passo a passo

Pôr os dados da oportunidade no modelo

  1. Abra Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos e crie ou abra o modelo.
  2. Clique no + e adicione um bloco de Texto (ou uma tabela) onde quer que apareça o dado do negócio.
  3. Com o cursor nesse ponto, clique no ícone de variáveis e escolha Contacto › Campos personalizados › Detalhes da oportunidade › o campo.
  4. Confirme que o código da variável ficou no sítio certo e clique em Guardar.

Criar o workflow

  1. Abra Automação › Workflows e clique em Criar workflow › Começar do zero.
  2. Adicione o gatilho que encaixa no seu processo:
    • Etapa do pipeline alterada: quando a oportunidade entra numa etapa (por exemplo, "Proposta");
    • Estado da oportunidade alterado: quando passa a Ganha ou Perdida.
  3. Nos filtros do gatilho, escolha o pipeline, a etapa ou o estado.
  4. Clique em + › Enviar documentos e contratos e configure:
    • De (utilizador): quem aparece como remetente;
    • Modelo: o modelo que preparou;
    • Criar como rascunho ou Enviar diretamente;
    • o canal (e-mail, SMS ou ambos);
    • se o modelo tem campos "Remetente", em Atribuir campos do remetente a escolha Utilizador de origem ou Dono do modelo.
  5. Clique em Guardar ação e publique o workflow.

Testar antes de ligar a sério

  1. Deixe a ação em Criar como rascunho e mova uma oportunidade de teste para a etapa.
  2. Abra o rascunho em Documentos e contratos e confirme que todos os campos da oportunidade vieram preenchidos.
  3. Só depois mude a ação para Enviar diretamente.

Dicas

  • Os dados de oportunidade podem ser diferentes em cada negócio do mesmo contacto: por isso o gatilho tem de ser de oportunidade, não de contacto.
  • Depois do envio, acompanhe em Documentos e contratos › Todos os documentos e contratos (Rascunho, À espera de outros, Concluídos).
  • Para reagir à assinatura (mover a oportunidade, avisar a equipa), crie outro workflow com o gatilho Documentos e contratos e o estado pretendido.

Problemas comuns

  • O campo da oportunidade veio vazio → A oportunidade que disparou o workflow não tem esse campo preenchido, ou o campo foi inserido fora de Detalhes da oportunidade. Preencha e volte a inserir a variável pelo menu.
  • O código da variável aparece no documento enviado → A variável foi escrita à mão. Apague-a, insira-a pelo menu de variáveis e guarde o modelo.
  • O modelo não aparece na ação → Está a usar um documento e não um modelo, ou não guardou. Vá a Modelos e guarde.
  • O documento ficou em rascunho e não foi enviado → A ação está em Criar como rascunho ou o contacto não tem e-mail. Mude a opção e complete o e-mail do contacto.

Perguntas frequentes

Qual gatilho devo usar?

Etapa do pipeline alterada quando o contrato deve sair numa etapa concreta; Estado da oportunidade alterado quando deve sair ao marcar o negócio como Ganho.

Posso enviar o documento por SMS pelo workflow?

Sim, mas o contacto continua a precisar de e-mail. Sem e-mail, o documento fica em rascunho.

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