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Chamadas

Como fazer uma chamada tocar em vários membros da equipa ao mesmo tempo

Em Configurações › Sistema de telefone › Números de telefone, abra Editar configuração do número, escolha o membro principal em Encaminhar chamadas para um membro da equipa e, no separador Encaminhamento de chamadas, ative Tocar mais membros da equipa e adicione até 6 pessoas. Quem atender primeiro fica com a chamada.

Atualizado em

Antes de começar

  • Precisa de um número de telefone comprado na sua conta.
  • Cada pessoa do grupo tem de ser utilizador da conta e ter pelo menos um sítio onde a chamada possa tocar (app no computador, app móvel, telemóvel pessoal ou telefone de secretária), definido em Configurações › Minha equipe.
  • Precisa de permissão para alterar as definições de telefone.
Onde encontrar

Configurações › Sistema de telefone › Números de telefone › ⋯ › Editar configuração › Encaminhamento de chamadas › Tocar mais membros da equipa

Passo a passo

Escolher quem toca

  1. Abra Configurações › Sistema de telefone e clique no separador Números de telefone.
  2. Na linha do número, clique nos três pontos e em Editar configuração.
  3. No separador Detalhes básicos, em Encaminhar chamadas para um membro da equipa, escolha a pessoa principal que deve atender.
  4. Abra o separador Encaminhamento de chamadas.
  5. Marque Tocar mais membros da equipa e adicione as outras pessoas (até 6 adicionais).
  6. Defina o Tempo limite da chamada recebida: quantos segundos a chamada toca antes de ir para o plano B. Cerca de 20 segundos é um bom ponto de partida.
  7. Em Plano B, escolha o que acontece se ninguém atender: caixa de voz ou agente de IA de voz.
  8. Clique em Guardar.

Confirmar onde toca a cada pessoa

  1. Vá a Configurações › Minha equipe e clique em Editar no utilizador.
  2. Abra Definições de chamadas e caixa de voz.
  3. Em Encaminhar chamadas para, confirme que está marcado pelo menos um destino (app web, app móvel, número de telefone ou telefone de secretária).
  4. Em Canal por defeito para tocar a todos, a pessoa pode escolher onde prefere receber as chamadas do grupo.
  5. Guarde e repita para cada membro do grupo.

Testar

  1. Ligue para o número a partir de um telemóvel externo.
  2. Confirme que toca a todos ao mesmo tempo e que, assim que um atende, para de tocar aos outros.
  3. Deixe tocar até ao fim para confirmar que cai na caixa de voz ou na IA.

Dicas

  • Grupos de 3 a 7 pessoas funcionam melhor; grupos grandes criam confusão sobre quem atende.
  • Combine com o horário de trabalho de cada utilizador para as chamadas fora de horas irem direitas à caixa de voz (artigo relacionado).
  • Crie números diferentes para departamentos diferentes (vendas, suporte) em vez de um grupo gigante.
  • Ative a gravação de chamadas para rever a qualidade do atendimento do grupo.
  • Em Relatórios › Relatório de chamadas vê quem atende mais chamadas e quantas ficam perdidas.

Problemas comuns

  • Só toca a uma pessoa → As outras não foram adicionadas em Tocar mais membros da equipa, ou não têm nenhum destino marcado em Encaminhar chamadas para na sua ficha de utilizador.
  • Um membro recusa a chamada e para de tocar aos outros → Isso não acontece: recusar numa pessoa não afeta as restantes. Se parou, foi porque alguém atendeu ou o tempo limite acabou.
  • A chamada vai para a caixa de voz do telemóvel de alguém em vez da do CRM → Reduza o Tempo limite da chamada recebida (cerca de 20 segundos) para o CRM assumir antes do atendedor do telemóvel.
  • Uma pessoa não recebe as chamadas na app móvel → Confirme que marcou App móvel em Encaminhar chamadas para e que a app tem permissões de notificação e de funcionar em segundo plano.
  • Quero tirar-me do grupo temporariamente → Ative o Não incomodar nas suas definições de utilizador; não precisa de ser removido da configuração do número.

Perguntas frequentes

Quantas pessoas podem estar num grupo?

A pessoa principal mais até 6 adicionais em Tocar mais membros da equipa.

Posso ter uma ordem (primeiro A, se não atender B)?

Na configuração do número, todos os membros selecionados tocam ao mesmo tempo. Para uma sequência, use um menu de atendimento (IVR) com várias ações Ligar chamada seguidas.

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