Como preparar um contrato para vários signatários com funções (comprador, fiador, testemunha)
No modelo em Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos, clique num campo de assinatura, escolha Adicionar função, dê-lhe um nome (Comprador, Testemunha…) e defina nome, e-mail e telefone fixos ou por campo do contacto. Até 6 funções por modelo; o workflow preenche e encaminha cada signatário.
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Antes de começar
- Tenha um modelo em Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos.
- Se os dados dos outros signatários mudam de cliente para cliente (por exemplo, o e-mail do fiador), crie campos personalizados de contacto para os guardar (ex.: "Nome do fiador", "E-mail do fiador") em Configurações › Campos personalizados.
- Cada signatário precisa de e-mail (e telemóvel, se o envio for por SMS).
Onde encontrar
Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos › (abrir o modelo) › campo de assinatura › Adicionar função
Passo a passo
Criar as funções no modelo
- Abra Pagamentos › Documentos e contratos › Modelos e abra ou crie o modelo.
- Adicione um campo de Assinatura (ou Data, Texto…) e clique nele.
- Clique em Adicionar função.
- Escreva o nome da função, por exemplo "Comprador", "Fiador" ou "Testemunha". Esse nome aparece por cima da assinatura quando a pessoa recebe o documento.
- Em Nome, E-mail e Telefone, escolha uma de duas formas:
- valor fixo: quando é sempre a mesma pessoa (por exemplo, o vosso gerente);
- campo personalizado do contacto: quando muda de cliente para cliente (por exemplo, "E-mail do fiador"). O sistema preenche-o com os dados do contacto na hora do envio.
- Guarde a função. O campo que clicou fica atribuído a ela.
- Para outros campos (iniciais, data, texto) da mesma função, adicione o elemento e escolha a função na lista. Para outra parte do contrato, repita a partir do passo 3. Pode ter até 6 funções por modelo.
- Confirme que pelo menos um campo está atribuído à função Contacto (o cliente principal, que é quem entra no workflow). Sem isso, a ação de envio não funciona.
- Clique em Guardar.
Enviar por workflow
- Em Automação › Workflows, adicione a ação Enviar documentos e contratos e escolha o modelo.
- Na secção Atribuir funções, reveja os dados de cada função: os valores fixos aparecem logo; os campos personalizados são preenchidos quando o workflow correr.
- Se um negócio concreto precisar de dados diferentes, clique em Editar ao lado da função e escreva nome, e-mail ou telefone. O que puser aqui manda sobre o modelo.
- Guarde a ação e publique.
Dicas
- Cada signatário recebe o seu próprio link e só vê os campos da sua função.
- Defina a ordem de assinatura no envio se quiser que o fiador só receba depois de o cliente assinar.
- O contacto inscrito no workflow é sempre o destinatário principal; as outras funções vêm do modelo ou da ação.
Problemas comuns
- A ação de envio dá erro ou não envia → Nenhum campo está atribuído à função Contacto. Abra o modelo, atribua pelo menos um campo de assinatura ao Contacto e guarde.
- O segundo signatário não recebeu nada → O e-mail da função está vazio (campo personalizado por preencher no contacto) ou a ordem de assinatura obriga a esperar pelo primeiro. Preencha o campo no contacto ou confirme a ordem.
- A função não aparece em Atribuir funções → A função não tem nenhum campo a preencher atribuído. Volte ao modelo e atribua-lhe pelo menos um campo.
- Quero mais de 6 signatários → O limite é de 6 funções por modelo. Divida o contrato em dois documentos.
Perguntas frequentes
Posso usar as funções num documento avulso, sem workflow?
As funções definem-se no modelo e preenchem-se no envio por workflow. Para um envio manual, adicione os destinatários no próprio documento e atribua os campos a cada um.
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