Como ligar a sua caixa de Gmail ou Outlook ao Elooo System
Em Configurações › Meu perfil, desça até à secção de sincronização de e-mail, escolha Gmail ou Outlook, clique em Ligar e autorize a ligação. Os e-mails individuais que trocar com contactos passam a aparecer em Conversas e na sua caixa pessoal.
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Antes de começar
- Cada utilizador liga a sua própria caixa de correio. A ligação é feita no perfil de quem vai usar o e-mail.
- Precisa de uma conta Gmail (ou Google Workspace) ou Outlook (ou Microsoft 365) e da respetiva palavra-passe para autorizar a ligação.
- Tem de ser utilizador da conta da empresa onde está a trabalhar. Se não vê Meu perfil em Configurações, peça a um administrador que o adicione à equipa.
- A sincronização serve para e-mails individuais (um para um). Campanhas e e-mails enviados por automações continuam a sair pelo serviço de e-mail da conta, não pela sua caixa pessoal.
Onde encontrar
Configurações › Meu perfil › Sincronização de e-mail (bidirecional)
Passo a passo
- No menu lateral, abra Configurações e clique em Meu perfil.
- Desça até à secção Sincronização de e-mail (bidirecional).
- Escolha Gmail ou Outlook e clique em Ligar.
- Na janela que se abre, escolha a conta de e-mail que quer ligar (ou inicie sessão nela).
- Leia as permissões pedidas e autorize a ligação, clicando em Continuar e depois em Permitir (ou Aceitar, no caso da Microsoft).
- Volte a Configurações › Meu perfil e confirme que o endereço aparece como ligado na secção de sincronização.
- Para testar, abra um contacto, envie-lhe um e-mail a partir de Conversas e verifique que a mensagem aparece também na pasta de enviados da sua caixa.
Mudar ou desligar a caixa ligada
- Em Configurações › Meu perfil, vá à secção de sincronização de e-mail.
- Para trocar de endereço sem desligar primeiro, use a opção Atualizar e-mail e escolha a nova conta.
- Para parar a sincronização, use a opção Desligar. Os e-mails já sincronizados continuam no Elooo System.
Dicas
- A sincronização começa quando envia um e-mail a um contacto a partir do Elooo System, ou quando um contacto que já existe no CRM lhe escreve para o endereço ligado.
- Para trazer para o CRM alguém que ainda não é contacto, ao escrever-lhe a partir do Gmail ou Outlook ponha em Cc ou Bcc o endereço Bcc que o Elooo System lhe mostra na secção de sincronização. O contacto e a conversa são criados automaticamente.
- O Gmail limita o envio a cerca de 500 e-mails por dia. Este limite só se aplica aos e-mails individuais, não às campanhas.
- Anexos: até 25 MB no Gmail e até 3 MB no Outlook. Acima disso a mensagem não é sincronizada.
Problemas comuns
- Não vejo Meu perfil em Configurações → Confirme que está dentro da conta certa da empresa e que o seu utilizador foi adicionado a essa conta. Se não foi, peça a um administrador.
- Os e-mails antigos não aparecem no CRM → É normal. Só são sincronizados os e-mails trocados depois de ligar a caixa; o histórico anterior não é importado.
- Um e-mail que recebi no Gmail não apareceu em Conversas → Só entram e-mails de pessoas que já são contactos no CRM. Crie o contacto ou use o endereço Bcc ao escrever-lhe. E-mails de colegas que também são utilizadores da conta não são sincronizados, por privacidade.
- Recebo um aviso de "entrega incompleta" do Gmail ao usar o endereço Bcc → Pode ignorar: o Gmail não recebe recibo de entrega desse endereço, mas a mensagem é normalmente registada no CRM. Confirme em Conversas.
- A sincronização parou de funcionar → Pode ter mudado a palavra-passe ou retirado as permissões. Desligue a caixa e volte a ligá-la, autorizando todas as permissões pedidas.
Perguntas frequentes
Desligar a caixa apaga os e-mails?
Não. Os e-mails já sincronizados ficam no Elooo System. Só deixam de ser sincronizados os novos.
As campanhas também saem pelo meu Gmail?
Não. Campanhas e automações saem pelo serviço de e-mail configurado na conta da empresa. Só os e-mails individuais usam a sua caixa ligada.
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